质量管理体系的建立和完善

建立、 完善质量体系一般要经历质量体系的策划与设计、 质量体系文件的编制、质量体系的试运行、 质量体系审核和评审四个阶段,每个阶段又可分为若干具体步骤。

1.质量体系的策划与设计

第一,教育培训,统一认识。 质量体系建立和完善的过程,是始于教育、终于教育的过程,也是提高认识和统一认识的过程,教育培训要分层次,循序渐进地进行。 第一层次为决策层,包括党、政、技(术)领导。 第二层次为管理层,重点是管理、技术和生产部门的负责人以及与建立质量体系有关的工作人员。第三层次为执行层,即与产品质量形成全过程有关的作业人员。

第二,组织落实,拟定计划。 尽管质量体系建设涉及一个组织的所有部门和全体职工,但对多数单位来说,成立一个精干的工作班子可能是需要的,根据一些单位的做法,这个班子也可分三个层次。

第一层次: 成立以最高管理者(厂长、总经理等)为组长,质量主管领导为副组长的质量体系建设领导小组(或委员会)。

第二层次,成立由各职能部门领导(或代表)参加的工作班子。 这个工作班子一般由质量部门和计划部门的领导共同牵头, 其主要任务是按照体系建设的总体规划具体组织实施。

第三层次: 成立要素工作小组。根据各职能部门的分工明确质量体系要素的责任单位,例如, “设计控制”一般应由设计部门负责, “采购”由物资采购部门负责。 组织和责任落实后,按不同层次分别制订工作计划。

第三,确定质量方针,制定质量目标。质量方针体现了一个组织对质量的追求,对顾客的承诺,是职工质量行为的准则和质量工作的方向。

第四,现状调查和分析。 现状调查和分析的目的是合理地选择体系要素,内容包括: 体系情况分析,产品特点分析,组织结构分析,生产设备和检测设备能否适应质量体系的有关要求技术、管理和操作人员的组成、结构及水平状况的分析, 管理基础工作情况分析。

第五,调整组织结构,配备资源。组织机构设置由于历史沿革多数并不是按质量形成客观规律来设置相应的职能部门的,所以在完成落实质量体系要素并展开成对应的质量活动以后,必须将活动中相应的工作职责和权限分配到各职能部门。 一般来讲,一个质量职能部门可以负责或参与多个质量活动,但不要让一项质量活动由多个职能部门来负责。 在活动展开的过程中,涉及的相应的硬件、软件和人员配备,根据需要应进行适当的调配和充实。

2.质量体系文件的编制

所谓文件就是 “信息及其承载媒体” 。文件的价值为传递信息、沟通意图、统一行动。 IS09000:2000标准2.7.1条款中指出文件的具体用途是:满足顾客要求和质量改进; 提供适宜的培训;重复性和可追溯性; 提供客观证据; 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。

ISO9000:2000标准2.7.2条款中指出,在质量管理体系中使用的文件类型主要有以下几种:

质量手册,即 “规定组织质量管理体系的文件” ,它向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件。

质量计划,即“对特定的项目、产品、过程或合同,规定有谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件”。

规范,即“阐明要求的文件”。

指南,即阐明推荐的方法或建议的文件。

程序,作业指导书和图样,这些都是阐述如何一致地完成活动和过程的信息文件。

记录,即“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件”。

3.质量体系的试运行

质量体系文件编制完成后,质量体系将进入试运行阶段。 其目的是通过试运行,考验质量体系文件的有效性和协调性, 并对暴露出的问题, 采取改进措施和纠正措施, 以达到进一步完善质量体系文件的目的。 在质量体系试运行过程中,要重点抓好以下工作:

(1)有针对性地宣传质量体系文件。

使全体职工认识到新建立或完善的质量体系是对过去质量体系的变革,是为了与国际标准接轨, 要适应这种变革就必须认真学习、 贯彻质量体系文件。

(2)实践是检验真理的唯一标准。

体系文件通过试运行必然会出现一些问题,全体职工应将实践中出现的问题和改进意见如实反映给有关部门,以便采取纠正措施。

(3)对体系试运行中暴露出的问题,如体系设计不周、项目不全等进行协调、改进。

(4)加强信息管理,不仅是体系试运行本身的需要,也是保证试运行成功的关键。 所有与质量活动有关的人员都应按体系文件要求, 做好质量信息的收集、分析、传递、反馈、处理和归档等工作。

4.质量体系的审核与评审

质量体系审核在体系建立的初始阶段往往更加重要。 在这一阶段, 质量体系审核的重点, 主要是验证和确认体系文件的适用性和有效性。

审核与评审的主要内容一般包括:

规定的质量方针和质量目标是否可行;体系文件是否覆盖了所有主要质量活动,各文件之间的接口是否清楚;组织结构能否满足质量体系运行的需要,各部门、各岗位的质量职责是否明确;质量体系要素的选择是否合理; 规定的质量记录是否能起到见证作用; 所有职工是否养成了按体系文件操作或工作的习惯,执行情况如何。

该阶段体系审核的特点是:

体系正常运行时的体系审核,重点在符合性,在试运行阶段,通常是将符合性与适用性结合起来进行; 为了使问题尽可能地在试运行阶段暴露无遗,除组织审核组进行正式审核外,还应有广大职工的参与,鼓励他们通过试运行的实践,发现和提出问题;在试运行的每一阶段结束后,一般应正式安排一次审核, 以便及时对发现的问题进行纠正,对一些重大问题也可根据需要, 适时地组织审核;在试运行中要对所有要素审核覆盖一遍;充分考虑对产品的保证作用; 在内部审核的基础上,由最高管理者组织一次体系评审。

应当强调,质量体系是在不断改进中得以完善的,质量体系进入正常运行后,仍然要采取内部审核、 管理评审等手段以使质量体系能够保持和不断完善。

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